Política de Protección de Datos Personales

 

La presente Política de Protección de Datos Personales, regula la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de Datos Personales, realizado por SYSTI S.A.S de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa aplicable; refleja el compromiso de la compañía con la protección del derecho fundamental del HABEAS DATA y en lo que resulte aplicable al manejo de la información de sus bases de datos personales, financiera, crediticia, comercial y de servicios.

Definiciones

Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones, con el fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como pero no limitados a la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable.Responsable del Tratamiento de los Datos Personales

 

• Razón Social: Soluciones y Suministros Técnicos Industriales S.A.S “SYSTI S.A.S”
• Domicilio: Cali, Colombia.
• Dirección: Cra 39 Nº 13-106 Acopi-Yumbo
• Correo Electrónico:
• Teléfono: (2) 5246644

Es el responsable del tratamiento de datos personales y datos sensibles de sus colaboradores, proveedores y clientes.

Tratamiento de Datos Personales

El proceso de recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, actualización, rectificación, suprimidos y eliminación de los datos personales será realizado por SYSTI S.A.S. El uso de la información será por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante se conservará por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.

Tratamiento de Datos Sensibles

La compañía realizará el tratamiento de datos sensibles considerando las siguientes pautas:

1. Tener consentimiento expreso del Titular, salvo en los casos que por ley no sea requerida la autorización.
2. Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Finalidad de las bases de datos

La compañía, como responsable de la información, garantiza a sus titulares que la información se utilizará estrictamente para:

• Procesar la información de cada uno de los aspirantes a laborar en la Compañía, personas vinculadas laboralmente y colaboradores de la Compañía que permitan gestionar los asuntos de la relación laboral con la empresa, manteniendo la confidencialidad en el tratamiento de los datos, así como procesar certificaciones laborales.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de las partes.
• Entregar información no confidencial a terceros para inscripción, evaluación y clasificación de proveedores o clientes.
• Enviar la facturación y/o pago correspondiente a los clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores.
• Adelantar actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes, proveedores, contratistas y colaboradores y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
• Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo (pero sin limitarse), la consulta y reporte a listas restrictivas, así como, centrales de información de riesgos financieros.
• Realizar consultas y reportes a centrales de riesgo.
• Crear y actualizar las bases de datos: clientes, proveedores y nómina.

Derechos de los Titulares

Respetando la normativa aplicable en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales la compañía será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables o encargados. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente la ley lo exceptúe.

Ser informado, previa solicitud, respecto del uso de sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley que regule la protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización del titular

Todo tratamiento que la Compañía haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en las disposiciones que regulen su actividad:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado u Operador del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado u Operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado u Operador del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado u Operador del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
9. Exigir al Encargado u Operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte del Titular.
12. Informar al Encargado u Operador del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado u Operador del Tratamiento.
15. Certificar, semestralmente al Encargado u Operador del Tratamiento, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la Ley.
16. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
17. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Deberes de los encargados del tratamiento

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La persona designada como Oficial de Privacidad atenderá y gestionará las peticiones, consultas y reclamos de los titulares por medios del correo electrónico gerencia@systi.com.co

PROCEDIMIENTOS

Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Compañía. El Oficial de privacidad deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por la Compañía para tal efecto, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la Constitución y la ley, podrán presentar un reclamo ante el Oficial de privacidad (persona designada por la Compañía), el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

La prohibición no rige cuando: Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.

Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.

Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Vigencia de la Política.

La Política rige a partir del 11 de julio de 2016 y tendrá vigencia durante el tiempo en el que se desarrolle el objeto social de la compañía.

En todo caso SYST SAS se reserva el derecho de realizar actualizaciones a la presente política, sin previa notificación a sus destinatarios, razón por la que agradecemos consultar las posibles actualizaciones por este medio.